2025年09月10日
【私学法】電磁的記録とは？
こんにちは！今日は、短期大学法人の方からのご質問です。
＜Ｑ＞【私学法】電磁的記録とは？
私学法によく出てくる電磁的記録とは何のことですか？
＜Ａ＞
私立学校法では、寄附行為などの重要な文書を「電磁的記録」で作成・保存することが認められています。この「電磁的記録」とは、以下のようなものを指します：
・電子的方式・磁気的方式など、人の目では直接認識できない記録方法
・電子計算機（パソコン等）による情報処理に使われる記録
例：PDFファイル、Word文書、Excelファイル、クラウド上のデータベースなど
文部科学省令では、「電子計算機に備えられたファイル」や「電磁的記録媒体に記録された情報」が該当すると定義されています。
電磁的記録で作成が認められるものには、寄附行為、理事会議事録（電子署名が必要）、評議員会議事録、計算書類等、財産目録等、評議員会の招集通知‥‥があります。
＜少し補足＞
電磁的記録で作成することができるもの（参考：松坂先生逐条解説p222）
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明文規定なし （解釈により電磁的記録として作成することができるグループ） ※広場の事務局補足 法令上、「書面」や「書」という言葉が使われていない書類は、紙であることが前提ではないと解釈されます。そのため、電磁的記録（PDFやWordなどの電子ファイル）で作成しても差し支えないとされています。 |
・理事会や評議員会の「議事録」（私学法43・78） ・「監査報告」（私学法56� � ・「会計監査報告」（私学法86�◆� ・「会計帳簿」（私学法102� � |
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明文規定あり （「電磁的記録をもって作成することができる」旨の明示的な規定がある） |
・「計算書類等（計算書類及び事業報告書並びにこれらの附属明細書）」（私学法103�´◆� ・「財産目録等（財産目録、役員及び評議員会の氏名及び住所を記載した名簿、報酬等の支給の基準を記載した書類）」（私学法107�◆� |
＜正確な説明＞
電磁的記録の説明は、私学法23条4項にあります。
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私学法 （寄附行為の認可） 第23条 ‥‥‥ ４ 寄附行為は、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものとして文部科学省令で定めるものをいう。以下同じ。）をもつて作成することができる。 |
ここで「として文部科学省令で定めるもの」については、私立学校法施行規則五条で「電子計算機に備えられたファイル又は電磁的記録媒体（電磁的記録に係る記録媒体をいう。以下同じ。）をもって調製するファイルに情報を記録したもの」と規定されています。
ですが法律の条文は難しいです。そこで解説書です。
１．小國弁護士の実務私立学校法p15
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電磁的記録： 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものとして文部科学省令で定めるもの。要するに、パソコンのハードディスク等にデータを保存する方法のこと（新法23条4項、私学則5条） |
２．松坂先生の逐条解説p221
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「電磁的記録」をもって作成するとは、すなわち、電子計算機（パソコン等の機器）によって作成されるとともに、ハードディスク（HDD）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）、ＵＳＢメモリ、コンパクトディスクやフロッピーディスクなどのディスクや磁気テープ等のほか、いわゆる「クラウド」を含む「電磁的記録媒体」に保存されるものであり、人が知覚するためには電子計算機（パソコン等の機器）の画面に表示するものである。 具体的には、媒体そのものでも記録された情報の内容それ自体でもなく、「媒体上に情報として使用し得る（一定の手順によって読み出すことができる）ものとして、情報が記録・保存された状態にあるもの」をいうものである。 （注）「電磁的記録媒体」については、令和5年に文部科学省関係の行政手続等における情報通信の技術の利用に関する省令（平成15年文部科学省令第９号）が一部改正され、その第14条において、電磁的記録の作成等は「クラウド・コンピューティング・サービス関連技術（官民データ活用推進基本法（平成28年法律第103号）第2条第4項に規定するクラウド・コンピューティング・サービス関連技術をいう。次項において同じ。）その他の情報通信技術の進展の状況を踏まえた適切な方法によるものとする」と規定されたところである。 |
今日は、ここまでです。
