【運営】理事会議事録の署名人数

こんにちは！　補正予算の準備をしている総務の方よりのご質問です。

 

＜Ｑ＞理事会の理事録の署名

　理事会の後、議事録に出席理事全員のハンコをもらっているのですが、他校ではどうしているのですか？

＜Ａ＞

　今日は、学校会計の法規集では対応できないので、専門書の力を借りてのご回答です。

　理事会の議事録について、私学法に定めはありません。ただ、学校法人設立申請時に寄附行為について、「寄附行為作成例にあるように、役員の補充、理

事会の議事録等に関する規定を置き、法人の管理運営が適切に行われるように

することが望ましい。」（小野先生p119）。

　学校法人寄附行為作成例では、

「(議事録）

第19条　議長は、理事会の開催の場所及び日時並びに議決事項及びその他の事項について、議事録を作成しなければならない。

２　議事録には、出席した理事全員が署名押印し、常にこれを事務所に備えて置かなければならない。」とあります。

　実務では、俵先生の本に学校のアンケートが掲載されています。

　※理事会議事録署名押印者（回答数580）

１　出席理事全員	４１６	７１．７％
２　議長（理事長）＋出席理事（互選）２名（以上）	６８	１１．７％
３　議長（理事長）＋議長指名理事２名（以上）	５６	９．７％
４　議長指名理事２名（以上）	１５	２．６％
５　出席理事○ 名	７	１．２％
６　議長（ 理事長） ＋ 出席理事（ 互選） １ 名	４	０．７％
７　その他	１３	２．２％
８ 署名押印者について規定なし	１	０．２％

（出典：学校法人諸規定の整備と運用（第五版）p80。Ｈ２３法友社）

　大規模法人では、出席理事全員からハンコをもらうのは事務的に大変そうです。弁護士の俵先生の本（p81）には、この救済策が書かれています。

「議事録は、通常議事の経過を要約して記載するもので、法定の要式記録ではありませんから、相当と認められる方法で記録すれば足りるものです。それゆえ、事務の簡素化という観点から、あらかじめ理事会又は理事長の指名する学内理事若干名の署名押印で足りるものとするのがよいと考えます。

　ただ、現在の「作成例」どおり出席理事全員の署名押印を必要としている規定を変更しようとすると、改悪であるとの所轄庁の行政指導があることも予想されます。その場合は、改定例６（※）のように、次の理事会で議事録の記載に異議を申し出る方法を設けておくのがよいでしょう。」

※作成例６

２　議事録には､議長及び議長があらかじめ指名した出席理事２名が署名押印し、常にこれを事務所に備えて置かなければならない。

３　出席理事から議事録の記載について異議のあった場合は、その申出に基づいて、次の会議に諮って、議長がこれを確認しなければならない。

ご参考になれば幸いです。

今日は、ここまでです。