2023年01月06日
【議事録】署名や記名押印（ハンコについて）
こんにちは！今日は、月報私学（2022.12号）に良いＱ＆Ａが掲載されていたのでご紹介です。寄附行為に書かれていることなので当然のことなのですが、確認です。
出典：月報私学(2022,12号） p3より。色は広場の事務局が勝手につけました。
|
＜Ｑ＞理事会・評議員会の議事録への押印 昨今の押印廃止の流れを受けて、理事会・評議員会の議事録において理事の記名押印は省略できるでしょうか。 ＜Ａ＞ 理事会・評議員会の議事録は、書面又は電磁的記録で作成できますが、その真正性及び非改変性を担保するため、出席者全員による署名又は記名押印が必要です。 出席者から一定数の署名人を選出する場合は、署名人に監事を含め、また署名人による署名とし、記名押印は認められていません。 なお、電磁的記録をもって作成される議事録の場合には、署名又は記名押印（署名人を選出する場合は署名）に代えて、電子署名が必要です（「理事会及び評議員会の運営及び議事録の取扱い並びに学校法人寄附行為作成例の改正について（通知）」（令和３年６月25日 文部科学省高等教育局私学部私学行政課長通知 ３高私行第３号）参照 |
＜少し補足＞
Ｑ＆Ａで掲載されている文科省通知は、下記でみることができます。学校経理研究会さんのWebサイトからです。
ここから新旧対照表をみてみます。
|
新 |
旧 |
|
（理事会） 第１７条 （略） ２〜４ （略） ５ 理事会を招集するには、各理事及び監事に対して、会議開催の場所及び日時並びに会議に付議すべき事項を書面又は電磁的方法により通知しなければならない。 ６〜10（略） 11前項の場合において、理事会に付議される事項につき書面又は電磁的方法をもって、あらかじめ意思を表示した者は、出席 者とみなす。 12・13（略） |
（理事会） 第１７条 （略） ２〜４ （略） ５ 理事会を招集するには、各理事に対して、会議開催の場所及び日時並びに会議に付議すべき事項を書面により通知しなければならない。 ６〜10（略） 11前項の場合において、理事会に付議される事項につき書面をもって、あらかじめ意思を表示した者は、出席者とみなす。 12・13（略） |
|
（議事録） 第１９条 議長は、理事会の開催の場所（当該場所に存しない役員が理事会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。）及び日時並びに議決事項及びその他の事項について、議事録を作成しなければならない。 ２ 議事録には、出席した理事及び監事が署名（電磁的記録により作成される議事録にあっては、電子署名。以下同じ。）若しくは記名押印し、又は議長並びに出席した理事のうちから互選された理事２人以上及び出席した監事が署名し、常にこれを事務所に備えて置かなければならない。 ３ （略） |
（議事録） 第１９条 議長は、理事会の開催の場所及び日時並びに議決事項及びその他の事項について、議事録を作成しなければならない。 ２ 議事録には、議長及び出席した理事のうちから互選された理事２人以上が署名押印し、常にこれを事務所に備えて置かなければならない。 ３ （略） |
|
（評議員会） 第２０条 （略） ２〜４ （略） ５ 評議員会を招集するには、各評議員及び監事に対して、会議開催の場所及び日時並びに会議に付議すべき事項を、書面又は電磁的方法により通知しなければならない。 ６〜８ （略） ９ 前項の場合において、評議員会に付議される事項につき書面又は電磁的方法をもって、あらかじめ意思を表示した者は、出席者とみなす。 10〜12(略) |
（評議員会） 第２０条 （略） ２〜４ （略） ５ 評議員会を招集するには、各評議員に対して、会議開催の場所及び日時並びに会議に付議すべき事項を、書面により通知しなければならない。 ６〜８ （略） ９ 前項の場合において、評議員会に付議される事項につき書面をもって、あらかじめ意思を表示した者は、出席者とみなす。 10〜12(略) |
|
（議事録） 第２１条 第１９条第1項の規定は、評議員会の議事録の作成について準用する。 ２ 議事録には、出席した評議員及び監事が署名若しくは記名押印し、または議長並びに出席した評議員のうちから互選された評議員2人以上及び出席した監事が署名し、常にこれを事務所に備えて置かなければならない。 |
（議事録） 第２１条 第１９条第1項及び第2項の規定は、評議員会の議事録について準用する。この場合において、同条第2項中「理事のうちから互選された理事」とあるのは、「評議員のうちから互選された評議員」と読替えるものとする。 （新設) |
この寄附行為作成例の新旧対照表を読むと２つの注意点があることがわかります。ざっくりですがポイントを解説すると、
ポイント１ 紙の議事録の場合
|
ケース１ |
ケース |
|
出席者全員なら「署名」又は「記名押印」 |
出席者のうち一部の選出者なら「署名」のみ。記名押印はダメ。 |
ポイント２ 議事録署名人に監事が加わった。
今日は、ここまでです。
